أتمتة وكالات السفر للمبيعات والعمليات ودعم المسافرين
يساعد كونفيريكو وكالات السفر ومنظمي الرحلات وشركات DMCs في تنظيم الاستفسارات، وعروض الأسعار، وتأكيد الحجوزات، وجمع مستندات التأشيرة، وتذكيرات المدفوعات، ومهمات الموردين، وتسليم جداول الرحلات عبر أنظمتهم الحالية.
ما هي أتمتة وكالات السفر (What Is Travel Agency Automation)؟
أتمتة وكالات السفر هي استخدام البرمجيات، وقواعد العمل، والتكاملات، ومسارات العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتقليل المهام اليدوية المتكررة عبر مبيعات السفر، وعمليات الحجز، وإدارة المستندات، وتنسيق الموردين، ومتابعة المدفوعات، وخدمة المسافرين. تقوم المنصة بربط اتصالات العملاء مع أنظمة CRM والحجوزات والتقاويم والمالية لضمان عدم تكرار إدخال البيانات يدوياً بين الواتساب والبريد والملفات. يعمل كونفيريكو كطبقة تنسيق ومسار عمل ذكي، وهو ليس محرك حجز أو GDS أو ERP أو معالج مدفوعات.
القواعد البرمجية (Rule-Based)
تتبع تعليمات محددة مسبقاً للمهام المتوقعة مثل تذكيرات عروض الأسعار، توجيه الاستفسارات حسب الوجهة، وتصعيد التأشيرات والمدفوعات.
المساعدة بالذكاء الاصطناعي (AI-Assisted)
تساعد في تصنيف طلبات السفر غير المنتظمة، وتلخيص المحادثات، وإعداد مسودات جداول الرحلات للمراجعة البشرية.
الرقابة البشرية (Human Oversight)
يظل وكلاء السفر مسؤولين عن التسعير، والتعهد بالحجوزات، وإرشادات التأشيرة الرسمية، وقرارات الاسترداد والحالات الطارئة.
صُممت لعمليات وكالات السفر اليومية
أتمتة المهام اليدوية عبر دورة حياة السفر الكاملة من الاستفسار إلى العودة.
١. جذب الاستفسارات وتأهيلها
الاستجابة الفورية للاستفسارات الجديدة وتجميع التفاصيل الأساسية التي يحتاجها الوكيل لإعداد العرض.
- •تحديد الوجهة وتواريخ السفر
- •عدد ونوع المسافرين والميزانية
- •تفضيلات الفنادق ونوع السفر (FIT/GIT/MICE)
- •تسليم الطلب لمسؤول المبيعات المختص
٢. متابعة عروض الأسعار وجداول الرحلات
تنسيق خيارات الباقات، وإصدارات عروض الأسعار، وملاحظات العملاء دون ملاحقة يدوية.
- •مشاركة خيارات الباقات والمضمنات
- •تتبع خيارات جدول الرحلة وعروض الأسعار
- •متابعة التقييمات التلقائية
- •توجيه طلبات الرحلات المخصصة للوكيل
٣. تنسيق عمليات الحجز
تنسيق المهام التشغيلية بعد اتخاذ العميل قرار المتابعة مع تتبع الموردين.
- •تسجيل المرجع أو الـ PNR عند التوفر
- •تتبع إكمال أسماء المسافرين
- •متابعة تأكيدات الموردين و DMCs
- •تصعيد مكونات الحجز غير المؤكدة
٤. مسارات عمل التأشيرات والمستندات
مساعدة العملاء والفرق الداخلية في إبقاء المستندات المطلوبة منظمة ومكتملة في الوقت المحدد.
- •تذكيرات جوازات السفر والصور الشخصية
- •متابعة استمارة التأشيرة والكشوفات
- •تنبيهات المستندات المفقودة
- •تحديثات حالة الطلب للمسافرين
٥. متابعة الفواتير والمدفوعات
تنسيق الاتصالات حول مبالغ الحجز، والأقساط، والمدفوعات المتبقية، مع ربط الأنظمة المالية.
- •تذكيرات المبالغ المتبقية والودائع
- •مشاركة روابط الدفع الآمنة المعتمدة
- •تسليم الإيصالات عبر الأنظمة المرتبطة
- •تصعيد المستحقات المتأخرة للقسم المالي
٦. خدمة المسافرين والاحتفاظ بالعملاء
تزويد المسافرين بالمعلومات المعتمدة طوال الرحلة وإعادة التفاعل بعد العودة.
- •تسليم قسائم الفنادق والتذاكر
- •قوائم التحقق وتوجيهات الاستقبال
- •إجراءات الطوارئ والتنبيهات المعتمدة
- •جمع التقييمات وحملات السفر التكراري
كيف يساعد كونفيريكو (Process Framework)
إطار عمل منظم من أربع خطوات لتوجيه كل استفسار سفر بسلاسة.
١. الاستجابة (Respond)
التقاط الاستفسارات من الويب والمراسلات والبريد والنماذج وتقديم معلومات افتتاحية معتمدة فوراً.
استجابة٢. التأهيل (Qualify)
جمع التواريخ، والوجهة، والميزانية، وعدد المسافرين، وتفضيل الفنادق، ومتطلبات التأشيرة تلقائياً.
تأهيل٣. التنسيق (Coordinate)
تفعيل المهام الداخلية لعروض الأسعار، والمستندات، وتأكيدات الموردين، وتذكيرات الدفع.
تنسيق٤. التسليم البشري (Handoff)
تحويل الحالات المعقدة أو التجارية الهامة للمستشار أو فريق العمليات مع كامل السياق.
تسليممشاكل تشغيلية حقيقية تعالجها المنصة
القضاء على العقبات والارتباك اليومي في مبيعات وعمليات السفر.
تشتت الاستفسارات عبر قنوات متعددة
تصل طلبات السفر عبر الواتساب والموقع والإعلانات والبريد والمكالمات، مما يجعل التتبع اليدوي صائباً للخطأ.
عدم اتساق متابعة عروض الأسعار
يقوم الوكلاء بإعداد عروض الأسعار دون وجود عملية منظمة لتتبع اهتمام العملاء والتعديلات والخطوات التالية.
تشتت بيانات الحجز والموردين
تتوزع تفاصيل المسافرين، وتأكيدات الفنادق والموردين، وحالة المدفوعات، والمستندات عبر جداول ومحادثات منفصلة.
تأخر وصول مستندات التأشيرات
تتأخر إجراءات التأشيرة والحجز بسبب تأخر تقديم جوازات السفر أو الصور أو النماذج أو كشوف الحسابات.
استغراق تأكيدات الموردين وقتاً طويلاً
تتطلب تأكيدات الفنادق والانتقالات والأنشطة من شركات DMCs والموردين ملاحقة يدوية متكررة.
ارتباك تعديلات ما بعد الحجز
تمر التعديلات والإلغاءات وتغييرات المواعيد عبر عدة فرق دون وجود سجل حالة موحد ومتاح للجميع.
لماذا تستخدم وكالات السفر كونفيريكو
مكاسب تشغيلية تعزز الشفافية وتوفر وقت مستشاري السفر للتركيز على بيع الرحلات.
العمل حول البيئة التقنية الحالية
ربط مسارات العمل مع أنظمة CRM الحالية، والحجوزات، والتقاويم، والمحاسبة عبر واجهات API وموصلات معتمدة.
إبقاء وكلاء السفر في التحكم
أتمتة المهام المتكررة مع إحالة القرارات المالية والحجوزات الرسمية والتأشيرات للموظفين المخولين.
تواصل متسق وموثوق مع العملاء
استخدام قوالب وقواعد عمل معتمدة عبر الاستفسارات، والحجوزات، والتواصل بعد الرحلة دون تضارب.
تحسين الشفافية التشغيلية
تتبع عروض الأسعار المعلقة، والمستندات الناقصة، والمدفوعات المتأخرة، وتأكيدات الموردين في مكان واحد.
دعم التنسيق بين الفرق المتعددة
ربط فرق المبيعات، والعمليات، والتأشيرات، والمالية، والموردين، وإدارة الوجهات عبر حالة مسار عمل مشتركة.
اعتماد مرحلي مرن (Phased Adoption)
البدء بالعمليات عالية الحجم مثل استجابة الاستفسارات، ثم التوسع التدريجي لعمليات الحجز والمالية.
مسارات العمل الرئيسية في وكالات السفر (7 Workflows)
مسارات عمل تفصيلية مغطاة بالكامل داخل المنصة.
١. مسار الاستفسار الجديد والتأهيل
استلام الاستفسار وتدقيق المصدر
جمع تفاصيل الرحلة الأساسية
تصنيف الطلب (FIT/Group/MICE)
تعيين مسؤول المبيعات المختص
إنشاء مهمة المتابعة أو الاتصال
٢. مسار عرض السعر وجدول الرحلة
تأكيد تفضيلات المسافر
اختيار خيارات الباقات المعتمدة
إعداد وتدقيق مسودة الجدول
إرسال عرض السعر وتتبع التفاعل
متابعة التعديلات والحجز
٣. مسار الحجز والموردين
بدء إجراءات الحجز وتسجيل PNR
جمع أسماء وبيانات المسافرين
إرسال طلبات التوافر للموردين/DMC
تتبع حالة التأكيدات
تصعيد المكونات المعلقة
٤. مسار مستندات التأشيرة
تحديد متطلبات التأشيرة للوجهة
مشاركة قائمة المستندات المعتمدة
متابعة رفع الجوازات والصور
التنبيـه عند نقص المستندات
تحديث حالة التقديم
٥. مسار متابعة المدفوعات
تسجيل جدول الدفعات والودائع
تفعيل تذكير موعد الدفع
مشاركة رابط الدفع الآمن المعتمد
استلام تحديث الحالة من النظام المالي
إشعار القسم المالي
٦. مسار ما قبل السفر ودعم المسافر
تأكيد الحجز ومشاركة القسائم
إرسال قائمة التحقق قبل المغادرة
تسليم تفاصيل الاستقبال والانتقالات
تصنيف طلبات الدعم الطارئة
توجيه الحالات الحرجة
٧. مسار ما بعد الرحلة والولاء
اكمال الرحلة وإرسال رسالة الترحيب
جمع ملاحظات وتقييمات المسافر
توجيه المشكلات لدعم العملاء
طلب التقييمات على Google
تحديث تفضيلات العميل للسفر التكراري
من المستفيد في منظومة السفر؟
نتائج ملموسة لكافة الأقسام المعنية بعمليات السفر.
أصحاب وكالات السفر
- رؤية كاملة لأوقات الرد والتحويل
- تقليل التكاليف التشغيلية لكل حجز
- جودة خدمة متسقة عبر جميع الفروع
مستشارو السفر والمبيعات
- قضاء وقت أقل في الإجابة على الأسئلة الشائعة
- التركيز على إغلاق الصفحات عالية القيمة
- متابعة تلقائية لعروض الأسعار
فرق العمليات والحجوزات
- شفافية كاملة لحالة الحجوزات مع الموردين
- تتبع التأكيدات وقوائم الأسماء
- معالجة منظمة للتعديلات والإلغاءات
فرق التأشيرات والمستندات
- القضاء على الملاحقة اليدوية للمستندات
- تقليل حالات الذعر في اللحظات الأخيرة
- سجلات واضحة لتاريخ تقديم الطلبات
فرق المالية والحسابات
- شفافية جدول الدفعات والودائع
- تذكيرات تلقائية للعملاء بالدفعة المتبقية
- تسليم حالة الدفع للأنظمة المحاسبية المرتبطة
المسافرون والعملاء
- إجابات فورية على أسئلة الرحلة
- وصول سهل للقسائم وجداول الرحلات
- تذكيرات واضحة للمستندات والمدفوعات
الموردون وشركات DMCs
- تفاصيل المسافرين وقوائم الغرف في الوقت المناسب
- تنسيق أوضح للانتقالات والجولات
- تقليل الاتصالات المشتتة عبر المحادثات
فرق التسويق والنمو
- رؤية كاملة لمصدر كل استفسار (UTM)
- تحديد القطاعات الأكثر طلباً للوجهات
- أتمتة جمع التقييمات وحملات إعادة السفر
صُممت لمختلف نماذج أعمال السفر
مرونة كاملة تتكيف مع متطلباتك التشغيلية.
وكالات السفر بالتجزئة (Retail)
تنسيق الاستفسارات البسيطة، والباقات، والمستندات، والمدفوعات.
وكالات السفر الفاخرة والمتخصصة
دعم السفر المخصص عالي الجودة مع أتمتة الإعداد والمتابعة.
منظمو الرحلات (Tour Operators)
إدارة الرحلات الجماعية، والمغادرات المحددة، وقوائم الغرف والموردين.
شركات إدارة الوجهات (DMCs)
تنسيق استفسارات الشركاء، والموردين المحليين، والانتقالات والأنشطة.
وكالات سفر الشركات (Corporate)
دعم طلبات سفر العمل، ومسارات الموافقات، والتحقق من السياسات.
شركات MICE والرحلات الجماعية
إدارة التسجيلات، وبيانات الحضور، وقوائم الغرف والمدفوعات الجماعية.
مقدمو خدمات التأشيرة والجوازات
تنظيم قوائم المستندات المعتمدة، والتذكيرات ومتابعة الحالة.
وكالات السفر متعددة الفروع
توحيد قواعد التوجيه والموافقات والاتصالات عبر الفروع.
تتبع العمل الفعلي خلف كل حجز (Operational Metric Framework)
نحن نستبدل الادعاءات التسويقية غير المثبتة بإطار عمل قياسي لتتبع أداء العمليات الميدانية في وكالتك.
زمن الاستجابة
سرعة الرد على استفسارات السفر الجديدة
نسبة التأهيل
نسبة الاستفسارات المكتملة البيانات
دوران العروض
متابعة عروض الأسعار المعلقة والملاحظات
تعتيق المستندات
تتبع العملاء بانتظار تقديم مستندات التأشيرة
حالة المدفوعات
مراقبة التذكيرات المجدولة والمالية المعلقة
تأكيدات الموردين
تتبع مكونات الحجز المؤكدة والمعلقة
زمن دعم المسافر
قياس زمن الرد على استفسارات المسافرين
* قيم المقاييس، ومؤشرات النسب المئوية، وأرقام توفير الوقت هي تقديرات مستهدفة بناءً على نتائج الصناعة النموذجية أو أعباء العمل المحاكاة. قد تختلف النتائج الفعلية بناءً على العمليات التجارية، وتكوينات المنطق المخصصة، وتكامل القنوات.
““قمنا بتطبيق كونفيريكو لمتابعة استفسارات السفر وتذكيرات مستندات التأشيرة والتواصل قبل السفر في فريقنا، مما منح مستشارينا سياقاً كاملاً قبل إجراء أول مكالمة مبيعات.””
مسؤول العمليات (مجهول الهوية بطلب العميل)
وكالة سفر وسياحة — الهند
الأسئلة الشائعة
أتمتة وكالات السفر هي استخدام البرمجيات وقواعد العمل والتكاملات ومسارات العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتقليل المهام اليدوية المتكررة عبر مبيعات السفر، وعمليات الحجز، وإدارة المستندات، وتنسيق الموردين، ومتابعة المدفوعات، وخدمة المسافرين. وهي تربط الاتصالات بالعملاء مع أنظمة CRM والحجوزات والمالية.
لا. كونفيريكو هو منصة لأتمتة وتنسيق مسارات العمل. يتولى تنظيم المهام والتواصل حول أنظمة الحجز الحالية، وGDS، وCRS، وCRM، وأنظمة المحاسبة دون استبدال قواعد البيانات الأساسية.
نعم. يمكن لكونفيريكو الاتصال بالأنظمة المدعومة من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) والموصلات والموصلات المخصصة. تعتمد إمكانية الربط على صلاحيات API والترخيص ومتطلبات الأمان.
يدعم كونفيريكو جمع تفضيلات السفر، واسترجاع المحتوى المعتمد، وإعداد مسودات جداول الرحلات والتسليم. ويظل وكيل السفر هو المسؤول عن مراجعة الأسعار والتوافر والتعهد بالحجوزات.
يمكن للنظام تنظيم قوائم مستندات التأشيرة، وإرسال التذكيرات التلقائية، ومتابعة العناصر المفقودة، وتحديث حالة الطلب. وهو لا يقدم استشارات قانونية ولا يضمن قبول التأشيرة.
يمكن لكونفيريكو إرسال تذكيرات المدفوعات، ومشاركة روابط الدفع الآمنة، ومتابعة الحالة. بينما تتم عمليات معالجة المدفوعات الفعلية والتسوية والاسترداد عبر منصات الدفع والمالية المرتبطة.
لا. تتولى الأتمتة المهام اليدوية والاتصالات المتكررة، بينما يظل وكلاء السفر مسؤولين عن تقديم النصائح والتسعير والتفاوض ومعالجة الاستثناءات وبناء العلاقات مع العملاء.
نعم. تدعم مسارات العمل المجهزة استفسارات المجموعات، وقوائم الغرف، وملازم الرحلات، ومتابعة الموردين المحليين، وتنسيق الانتقالات، وتذكيرات المدفوعات الجماعية.
يُنصح بالبدء بالعمليات عالية الحجم ذات القواعد الواضحة، مثل الاستجابة للاستفسارات الجديدة، ومتابعة عروض الأسعار، وتذكيرات مستندات التأشيرة، وتذكيرات المدفوعات.
يعتمد وقت التطبيق على تعقيد مسارات العمل والقنوات والتكاملات المطلوبة. يبدأ التطبيق الفصلي باكتشاف الاحتياجات، وأتمتة مسار عمل رئيسي واحد، والاختبار، وتدريب الفريق، ثم التوسع التدريجي.